個人情報の取扱いについて（所属機関ポータル）
制定日: 2026年9月1日
株式会社トトノウ
1. 取り扱う事業者
| 名称 | 株式会社トトノウ |
|---|---|
| 所在地 | 〒855-0062 長崎県島原市本町乙４８７番地１ |
| 代表者の氏名 | 光野竜司 |
| 登録支援機関 登録番号 | 23登-009359 |
| 個人情報の取扱いに関する責任者 | 光野竜司 |
| 連絡先 | 0957-73-9423／ssw@totonou.co.jp |
2. 取り扱う個人情報
(1) 特定技能外国人（対象者）に関する情報
- 氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、連絡先
- 在留資格、在留期間、在留期限、在留カード番号、旅券（パスポート）番号（旅券番号は法令上の個人識別符号です。在留カード番号も同様に扱います）
- 雇用契約、就労場所、業務の区分、報酬、社会保険の加入状況
- 在留申請・届出の記録、支援の実施記録
- 保管している書類（雇用契約書、雇用条件書、試験の結果、住民票 ほか）
- 申請書類の作成に進めるかどうかを判断するための、受入機関による申告。ここには、在留申請の不許可・在留資格の取消しの経歴／不法就労・資格外活動・在留期限超過の経歴／退去強制・出国命令・犯罪による処分の経歴が含まれます。
このうち犯罪による処分に関するものは、法令上の「要配慮個人情報」に当たります。取得は、申請書類の作成をこの画面で進めてよいかを機械的に判断するためだけに行います。回答は操作の記録（ログ）の本文には残していません。
この申告のうち要配慮個人情報に当たるものは、対象者本人の同意を得たうえで取得します。同意は、当社が生活オリエンテーションの際にご本人へ説明していただきます（在留期間更新許可申請を行う場合は、その申請のたびにご本人の同意を確認します）。
(2) 受入機関の担当者に関する情報
- 氏名、所属、連絡先
- 本ポータルのアカウント情報（ログインID、パスワード〔復元できない形で保存〕）
- 本ポータルの操作の記録（日時、操作の内容、対象、接続元のIPアドレス）
3. 利用目的
- 1号特定技能外国人支援計画の実施（生活オリエンテーション、定期面談、相談・苦情への対応など）
- 受入機関が自社の在留申請書類を入力・確認・出力するための本ポータルの提供、および受入機関の依頼に基づく申請等取次による提出
- 出入国在留管理庁、ハローワーク、その他の行政機関への届出・報告
- 特定技能に関する帳簿（管理簿）の作成・保管
- 受入機関との連絡、本ポータルのアカウントの管理・本人確認
- 本ポータルの適正な利用の確認、不正利用の防止、障害・事故への対応
4. 受入機関による閲覧・入力
本ポータルでは、受入機関が、自社が雇用する対象者の情報を閲覧・入力します。
- 受入機関が見られるのは自社の分だけです。他社の情報には、システムの基盤の仕組みで到達できません。
- 面談記録・相談記録（対象者からの苦情を含みます）は、受入機関からは見えません。
- 在留カード／旅券（パスポート）／源泉徴収票／送金明細／運転免許証は機微な情報を含むものとして扱い、受入機関が見るには次の4つの条件をすべて満たす必要があります。
| ① | 書類の種類ごとに、当社が「機微」の区分を付けていること |
|---|---|
| ② | その受入機関のアカウントに、当社が個別に閲覧を許可していること |
| ③ | 閲覧の直前にパスワードを再入力すること（有効時間は15分。短時間に5回間違えるとログインし直しになります） |
| ④ | 閲覧したことが記録として残ること |
5. 記録（ログ）
本ポータルの主要な操作（ログイン・ログアウト、対象者の閲覧、変更申請、届出アカウントの更新、書類のアップロード、機微な書類の閲覧、パスワードの変更、申請書類に関する各操作など）を記録します。
記録する項目は、利用者のアカウント、所属機関、日時、操作の内容、対象、接続元のIPアドレスです。
この記録は編集も削除もしません（当社の管理画面でも、追加・変更・削除のいずれもできない設定にしています）。機微な書類の閲覧については、翌朝の内部の点検にも件数を表示しています。
操作ログは1年間保存し、期間の経過後に消去します。
6. 保管の場所と保存の形
- 台帳のデータは、当社が契約するクラウドサーバー（日本国内のデータセンター）のデータベースに保管します。通信は暗号化（HTTPS）しています。
- 書類のファイルは、当社が管理する保管領域と、本ポータルで公開するものだけを写した複製に保管します。複製には、公開の対象としていない書類は含めません。この複製の保管には Microsoft OneDrive（提供: 日本マイクロソフト株式会社）を利用しており、当社からの委託先として位置づけ、必要かつ適切な監督を行います。
- バックアップを定期的に取得し、暗号化したうえで保管します。
- 本ポータルのログインパスワードは、元に戻せない形（ハッシュ）で保存しており、当社を含め誰も参照できません。
- 電子届出システムのパスワードは、貴社が画面で確認・変更できる必要があるため、暗号化したうえで、元に戻せる形で保存しています。同システムのIDは通常のデータとして保存しています。
- 事前ガイダンスの証跡など、一部の記録もデータベースの中で暗号化して保存しています。
7. 第三者への提供
次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
- 在留申請・各種届出のため、出入国在留管理庁その他の行政機関へ提出するとき
- 法令に基づくとき
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難なとき
当社は、本ポータルの情報を営業目的で第三者に提供しません。
受入機関との関係について
当社と受入機関は、同一のシステム上で対象者の情報を扱います（受入機関が見られるのは自社の分だけです）。
この関係は共同利用として取り扱います。内容は次のとおりです。
| 共同して利用する旨 | 当社と受入機関は、対象者の個人データを共同して利用します。 |
|---|---|
| 共同して利用する項目 | 上記「2. 取り扱う個人情報」の (1) に掲げる項目（氏名・生年月日・性別・国籍・地域・住居地・連絡先、在留資格・在留期間・在留期限・在留カード番号・旅券番号、雇用契約・就労場所・業務の区分・報酬・社会保険の加入状況、在留申請・届出の記録、支援の実施記録、保管している書類、申請書類の作成に進めるかどうかを判断するための申告） |
| 共同して利用する者の範囲 | 当社と、当社が支援を受託している受入機関（各受入機関が取り扱えるのは、自社が雇用する対象者の分に限られます） |
| 利用する者の利用目的 | 当社は上記「3. 利用目的」に掲げる目的で利用します。受入機関は、自社が雇用する対象者について、在留申請書類の入力・確認・出力、特定技能雇用契約に基づく雇用管理、および法令上の届出・報告のために利用します。 |
| 管理について責任を有する者 | 株式会社トトノウ（所在地・代表者は上記「1. 取り扱う事業者」のとおり） |
8. 業務の委託
利用目的の達成に必要な範囲で、情報システムの運用（サーバーの提供、ファイルの保管）を外部に委託することがあります。委託先に対しては、必要かつ適切な監督を行います。
9. 保管期間と廃棄
特定技能雇用契約の終了（退職）の日から1年を経過した対象者について、次の記録を廃棄の対象とします。
| 廃棄の対象 | 相談記録／活動状況の記録／面談記録／在留申請の履歴／届出の履歴／連絡テンプレートの利用記録 |
|---|---|
| 廃棄の対象に含めないもの | 対象者の基本情報（氏名・在留情報などの台帳本体）／申請案件そのもの／アップロードされた書類／事前ガイダンスの証跡／操作の記録（ログ）／廃棄したことの記録 |
- 廃棄を行ったときは、いつ・何を廃棄したかの記録を残します（この記録自体は残ります）。
- 法令により保管が求められる記録、および手続の証跡として保全が必要な記録は、この限りではありません。
- 支援記録は雇用契約の終了から1年間保存し、期間の経過後に消去します。
10. 安全管理のために行っていること
- 受入機関ごとのデータの分離（システムの基盤で強制しています）
- アカウントごとの権限の制限（既定は「与えない」）
- 機微な書類に対する4段階の制限（§4）
- 通信の暗号化、バックアップの暗号化
- 操作の記録と、その定期的な確認
- 情報の漏えいのおそれがあるときに、機能を即座に停止できる仕組み
11. 開示・訂正・利用停止のご請求
ご本人（対象者）またはその代理の方からの、保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加・削除・利用の停止・消去・第三者への提供の停止のご請求は、次の手続で承ります。
| 受付の方法 | 上記窓口へ書面またはメール |
|---|---|
| ご提出いただくもの | 当社所定の請求書、ご本人であることを確認できる書類（在留カード・旅券・運転免許証などの写し）。代理の方は委任状と代理人ご自身の本人確認書類 |
| ご回答の方法 | 書面またはメール。原則として 14 日以内にご回答します |
| 手数料 | 無料 |
| 受付の窓口 | 「お問い合わせ窓口」（別紙）の個人情報に関する窓口 |
法令に定めのある場合など、ご請求にお応えできないことがあります。その場合は理由を添えてお知らせします。
12. お問い合わせ
「お問い合わせ窓口」（別紙）のとおりです。
13. 変更
当社は、本書の内容を変更することがあります。変更したときは、本ポータルに掲示してお知らせします。