所属機関ポータル 利用条件
制定日: 2026年9月1日
株式会社トトノウ（以下「当社」）
1. この画面について
「所属機関ポータル」（以下「本ポータル」）は、当社と支援委託契約を締結している受入機関（特定技能所属機関。以下「貴社」）が、自社に関する情報と、自社が雇用する特定技能外国人（以下「対象者」）に関する情報を、自社の分だけ確認・入力・提出するための画面です。
本ポータルは、当社が貴社に対して行う1号特定技能外国人支援計画の実施に付随して提供するもので、本ポータルの利用について、当社は別途の利用料を申し受けません。
2. 使える方
- 当社が発行した本ポータルのアカウントをお持ちの方。
- アカウントは1つの受入機関につき1つを発行します。このアカウントを使えるのは、貴社が指定した担当者1名です（複数の方で使い回さないでください）。担当者が交代するときは当社へご連絡ください。当社が新しいアカウントを発行し、前の担当者のアカウントを止めます。
- 機能によっては、貴社ごと・アカウントごとに当社が個別に有効化したときだけ使えます（機微な書類の閲覧、申請書類の作成など）。
3. できること
貴社の状況により、次の全部または一部が使えます。
- ホーム（在留期限・面談などの状況の確認）
- 対象者の一覧・詳細の閲覧
- 連絡先の変更申請、活動状況の入力（いずれも当社が確認したうえで台帳に反映します）
- 変更申請の履歴の確認
- 電子届出システムのID・パスワードの確認・変更（貴社が届出に使う情報のため、貴社が直接変更できます）
- 書類のアップロードとその履歴の確認
- 保管している書類の閲覧・ダウンロード
- 申請書類の作成（在留期間更新許可申請。有効化した貴社のみ）
なお、「書類アップロードの履歴」には、申請書類の作成の中で貴社がアップロードしたものも一覧に出ます（提出日時・対象者・ファイル名など）。これは貴社ご自身が出された記録です。
4. 見られないもの
- 他社の情報（システムの基盤で分離しており、到達できません）
- 面談記録・相談記録
- 取引額に関する情報
- 対象者の一部の情報（年金番号など）
- 当社の内部管理画面
また、在留資格・在留期限・雇用契約締結日など、法的に重要な項目は閲覧のみで、貴社が直接書き換えることはできません。訂正が必要な場合は当社へご連絡ください。
5. アカウントの管理（貴社にお願いすること）
- 初回ログイン時に、ご希望のログインIDと新しいパスワードを設定してください。ログインIDを変更できるのはこの1回だけです。
- ID・パスワードは第三者に開示せず、貸与・共有をしないでください（§2 のとおり、使えるのは指定担当者1名です）。パスワードは推測されにくいものを設定してください。
- 本ポータルには対象者の個人情報が表示されます。 業務上必要な方だけが使う状態にしてください。
- 指定担当者が変わったとき、退職者が出たときは、速やかに当社へご連絡ください。
- ID・パスワードの漏えい、身に覚えのないログイン、他社の情報が見えるなどの異常に気づいたときは、直ちに当社へご連絡ください（連絡先は §12 のお問い合わせ窓口）。
貴社のアカウントで行われた操作は、貴社が行ったものとして取り扱います。誰が操作したかを後から確認できるようにするため、アカウントを1名で使っていただくことが前提になります。
6. 申請書類の作成について（この機能を使う貴社へ）
この機能で作成する申請書類の作成者は、貴社です。
| 誰が | 何をするか |
|---|---|
| 貴社 | 記載事項の入力、申請内容の宣言の確認、書類への署名・押印、書類のアップロード、作成者としての内容の確定、当社への取次の依頼 |
| システム（機械） | 案件の作成、取扱いの可否の振り分け、必要書類の一覧の抽出、宣言欄の標準値の設定、入力値の整合性の点検、公式様式の空欄への値の差し込み |
| 当社 | 案件の開放、提出前の形式面の受理点検（署名・押印の有無、添付ファイルの規格、必須欄の空欄、画像の鮮明さなど）、貴社のご依頼に基づく申請等取次者による出入国在留管理局への提出（＝取次。申請人本人に代わって書類を提出すること）、結果の台帳への反映 |
当社は、申請書類の内容を作成せず、記載内容の当否を判断せず、どう記載すべきかの指示もしません。 形式面の不備を見つけた場合は、あらかじめ定めた不備の区分（署名欠落・押印欠落・添付ファイル不備（規格・MIME）・写真規格外・必須項目空欄・アップロード画像不鮮明・マスキング未実施）と該当箇所のみをお伝えして、貴社に差し戻します。
当社が手を入れている範囲（隠さずお伝えします）
上の整理のうえで、当社が実際に操作している部分が次のとおりあります。いずれも内容の当否の判断ではありませんが、事実としてお伝えします。
| 何を | 内容 |
|---|---|
| 申請人名簿の要否 | 同じ会社で複数名を同時に申請するときだけ必要になる書類です。単独か同時かを当社が案件ごとに指定しています |
| 書類の生成の実行 | 貴社の画面から生成できないとき、当社の管理画面から同じ生成の処理を実行して復旧させることがあります。生成される内容は貴社が入力・確定した値から作られ、当社が文章を書き足すことはありません |
| 記載事項の一部の転記 | 貴社からご提供いただいた情報や、支援業務の中で貴社と共有している事実（本国の住所、配偶者の有無、過去の出入国歴、入国予定日、協力確認書の提出日・提出先など）は、当社が補助的に転記し、貴社の画面には確認対象として表示します。内容の正誤は確定前に貴社でご確認ください |
システムが定型的に扱えない事情がある案件は、入力・作成に進めず、「専門家（行政書士・弁護士）による確認が必要です」と表示して止まります。 その場合は、貴社において行政書士・弁護士にご相談ください。当社は内容についての判断・助言を行いません。
ダウンロードできるのは提出前の下書きです。提出する内容は、貴社の責任でご確認ください。
なお、当社が本ポータルで扱うのは在留期間更新許可申請のみです。それ以外の申請は本ポータルの対象外です。
7. 貴社にご確認いただくこと（入力・アップロードの前提）
- 入力する内容・アップロードする書類が事実と相違ないこと。
- 対象者本人の個人情報を本ポータルへ入力・登録することについて、本人の理解が得られていること。
- アップロードする書類に、その手続に不要な個人情報が写り込んでいないこと（必要に応じてマスキングしてください）。
- 対象者以外の第三者の個人情報を、必要なく含めないこと。
8. 中断・停止
- 保守、障害、通信回線の不具合、その他やむを得ない事由により、予告なく本ポータルの全部または一部を停止することがあります。
- 情報の漏えいのおそれなど、安全を確保する必要があるときは、直ちに停止します。この場合、貴社への事前の連絡を行わないことがあります。
- 支援委託契約が終了したとき、本利用条件に反する利用があったとき、またはID・パスワードの漏えいなど、そのまま使い続けると危険なときは、貴社のアカウントの利用を停止することがあります。
9. 責任の範囲
- 当社は、本ポータルが常に利用できること、および誤り・不具合がないことを保証しません。
- 当社は、申請の結果（許可・不許可）について責任を負いません。
- 本ポータルからダウンロードできる書類は提出前の下書きです。提出する内容の最終的な確認は貴社が行ってください。
- 貴社は、本ポータルについて、他社の情報への到達を試みること、自動化された手段による大量のアクセス、システムの解析・改変を試みること、法令に反する目的での利用を行わないでください。
- 通信・機器の障害等によりデータが失われる可能性に備え、当社はバックアップを取得しますが、貴社が入力した内容の復元を保証するものではありません。
10. 個人情報の取扱い
「個人情報の取扱いについて」（別紙）のとおりです。
11. この条件の変更
当社は、本利用条件を変更することがあります。
- 貴社の負担が増える変更・役割分担に関わる変更は、あらかじめお知らせし、改めて画面で確認していただきます。
- 表現の修正など軽微な変更は、本ポータルへの掲示によってお知らせします。
- 変更は原則として将来に向かって適用します。
なお、この利用条件を初めて定めた時点で既にご利用中の貴社にも、確認の画面を1度お出しします（いつ・どの版に同意いただいたかを記録するためです）。
12. お問い合わせ
「お問い合わせ窓口」（別紙）のとおりです。